AIで仕事の文章を速く書くコツメール・報告書・企画書・議事録の頼み方と例文

なぜAIで文章が速く書けるのか

仕事の文章で時間がかかるのは、白い画面から「最初の1文」を書き出すところです。生成AIは、材料さえ渡せば数秒で下書きを作れます。人は、出てきた下書きを読んで直すだけなので、ゼロから書くより手が止まりません。

基本の流れ：4つのステップ

1. 材料を箇条書きで渡す：だれに、何を、なぜ伝えるか。日付・数字・名前などの事実は、自分で書きます。
2. 下書きを作らせる：長さ・口調・形を決めて頼みます。
3. 直しを頼む：「もっと短く」「やわらかく」「結論を先に」など、気になるところを伝えます。
4. 最後に自分で確かめる：事実・数字・相手の名前・失礼がないかを確かめてから使います。

文章の種類ごとの頼み方と例文

〔　〕の中を自分の内容に変えて使ってください。

メール（お礼・おわび・お願い・お断り）

〔相手：取引先の担当者〕へのメールを書いてください。
目的：〔打ち合わせのお礼と、見積もりの送付〕
伝えること：・〔10月10日の打ち合わせのお礼〕・〔見積もりを添付した〕・〔質問があれば連絡がほしい〕
条件：ていねいだが、かたすぎない言葉で。本文は200字くらい。件名も付けてください。

お断りのメールのように気をつかう文章は、「角が立たないように」「代わりの案も1つ入れて」などと書き足すと、使いやすい下書きになります。

報告書・日報

次のメモをもとに、上司に出す日報を書いてください。
形：「今日やったこと」「分かったこと・困っていること」「明日やること」の3つの見出しで、それぞれ箇条書き。
【メモ】〔ここに今日のメモ〕【メモここまで】

企画書の骨組み

企画書は、いきなり全文を頼まず、まず骨組み（目次）を作らせます。

〔社内向けの新しい研修〕の企画書の目次を作ってください。
読む人：〔部長〕。知りたいのは〔費用と効果〕。
各見出しに、書くべきことを1行ずつ添えてください。

目次が決まったら、「2章を、次の材料で書いて」と1章ずつ頼むと、ずれが少なくなります。

議事録

次の会議メモを議事録にしてください。
形：日時・参加者・議題ごとの「話し合ったこと」「決まったこと」・宿題（担当者と期限）。
メモにないことは書かないでください。
【メモ】〔ここに会議メモ〕【メモここまで】

会議の録音から文字起こし（音声認識）をして、その文字をAIに渡すと、さらに速くなります。

お知らせ・案内文

〔社内の〕お知らせ文を書いてください。
内容：〔年末の大掃除。12月26日 15時から。各自の机まわりと共用の棚〕
読む人：〔全社員〕。大事なこと（日時・場所・持ち物）が一目で分かるように。

言い換え・要約・敬語のチェック

• 「次の文を、敬語の間違いがないか確かめて、直した文と理由を表にして」
• 「次の文章を、3行に要約して」
• 「次の文を、専門用語を使わずに言い換えて」

もっと速くする4つの工夫

1. 自分の書き方を覚えさせる

自分が書いたメールや文章を2〜3個見せて「この書き方に合わせて」と頼むと、AIっぽさが減り、自分らしい文章になります。

2. よく使う頼み方をテンプレートにする

うまくいった頼み方はテンプレートとして保存しておき、〔　〕の中だけ変えて使います。

3. いつもの前提を設定しておく

「会社の業種」「自分の立場」「よく書く相手」など、毎回同じ前提は、サービスの「カスタム指示」や「プロジェクト」の機能に入れておくと、毎回書かずにすみます（システムプロンプトの考え方）。

4. 話して材料を渡す

材料の箇条書きは、キーボードで打つより、スマホの音声入力で話したほうが速いこともあります。話した文がまとまっていなくても、AIが整えてくれます。

使うときの注意

• 事実は必ず確かめる：AIは、もっともらしい間違い（ハルシネーション）をすることがあります。日付・金額・人名・商品名は、とくに注意します（ファクトチェック）。
• 入力してよい情報か考える：社外秘・個人情報を入れてよいかは、会社のルールと、サービスの設定を確かめます。
• 人の文章をそのまま入れて作り直さない：他人の記事や文章をもとに似た文章を作ると、著作権の問題になることがあります。
• 大事な文章は人が最後に読む：おわび・契約・お金に関わる文章は、送る前に必ず自分で読み直します。

よくある質問

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